CRM gratuito vs a pagamento: quando conviene passare

CRM gratuito o a pagamento? I limiti dei piani free, tre segnali per passare e un calcolo tra tempo perso e costo del piano.

Resta sul CRM gratuito finché rispetti i suoi limiti e non perdi richieste per mancanza di promemoria. Passa a un piano a pagamento quando succede una di queste tre cose. Raggiungi il limite di utenti o di contatti. I follow-up manuali ti costano più del piano. Ti servono report che il gratuito non dà. Il numero di persone da solo non decide.

Questa guida sul confronto CRM gratuito vs a pagamento usa i limiti pubblicati dai fornitori. Ti dà un calcolo per confrontare il costo del tempo con quello del piano. Ti dà anche le domande da fare prima di passare. Testo aggiornato a novembre 2026. I limiti cambiano: controlla le pagine ufficiali.

Le differenze in una tabella

Cosa dicono i fornitori sui piani gratuiti

Due esempi, dalle pagine ufficiali dei prezzi (documentato dai fornitori):

Il numero di utenti è il limite più visibile. Quando il team supera quel numero, il passaggio a pagamento non è una scelta. Altri fornitori, come Pipedrive, offrono una prova gratuita senza un piano gratuito (secondo le fonti consultate, da verificare).

I limiti cambiano nel tempo: un fornitore può ridurre il piano gratuito. Prima di costruire un processo, leggi le condizioni e annota la data in cui le hai controllate.

I tre segnali per passare a pagamento

1. Hai raggiunto un limite. Utenti, contatti o record: se devi eliminare dati per restare nel piano, il gratuito non basta più.
2. Perdi richieste. Conta quante volte, nell'ultimo mese, un contatto non è stato richiamato nei tempi. Con un promemoria automatico si evita.
3. Ti servono dati che il gratuito non dà. Per esempio, quali canali portano clienti veri e non semplici contatti.

Se non riconosci nessun segnale, il gratuito ti sta bastando. Non pagare in anticipo funzioni che non userai.

Il calcolo: tempo contro costo del piano

Il costo nascosto del gratuito è il tempo perso a lavorare intorno ai suoi limiti. Per stimarlo:

1. Conta le ore a settimana su attività che un'automazione farebbe da sola: follow-up, assegnazione, promemoria.
2. Moltiplica per il costo orario di chi le fa.
3. Moltiplica per 52 settimane.
4. Confronta con il costo annuo del piano per tutti gli utenti.

Un esempio inventato, per mostrare il metodo. Due ore a settimana, a 25 euro l'ora, fanno 2.600 euro l'anno. Un piano da 20 euro al mese per quattro utenti costa 960 euro l'anno. Qui il piano conviene, ma solo se l'automazione elimina davvero quelle due ore.

Se le ore sono mezz'ora a settimana, il conto si ribalta. Misura per due settimane, non indovinare.

Il prezzo di listino e il prezzo promozionale

Leggi bene il prezzo. HubSpot, per esempio, indica per il piano Starter un prezzo di listino di 20 dollari per utente al mese. Per i nuovi clienti c'è un'offerta a 7 dollari con pagamento annuale anticipato (documentato dal fornitore).

Chiedi cosa succede al rinnovo. Una promozione per il primo anno può raddoppiare il costo il secondo. Calcola sul prezzo di listino, e considera la promozione come uno sconto.

Cosa controllare prima di passare

1. Esportazione. Puoi portare fuori contatti, trattative e note in un formato leggibile? Serve se cambi strumento.
2. Dati e privacy. Dove sono i dati e c'è un accordo sul trattamento (art. 28 del GDPR)? Il CRM contiene dati personali: servono basi giuridiche e informativa.
3. Integrazioni. Posta, sito e gestionale: controlla quali sono incluse nel piano che pagherai.
4. Utenti. Conta chi lo userà davvero, comprese le persone che consultano soltanto.
5. Migrazione. Verifica a mano i dati, soprattutto campi personalizzati e note, dopo il passaggio.

Come passare senza perdere dati

Prima del passaggio, esporta tutto e conserva una copia. Importa in un ambiente di prova e controlla un campione di venti contatti. Solo dopo sposta il lavoro, e tieni il vecchio CRM in sola lettura per qualche settimana.

Cosa fa salire il costo

Clion S.p.a. non pubblica prezzi e non rivende questi software. Il costo dipende da cinque cose:

1. Quanti utenti, e di che livello.
2. Il piano necessario per le automazioni che usi.
3. Le integrazioni a pagamento.
4. La migrazione dei dati e la formazione.
5. L'assistenza dopo l'avvio.

Quale scegliere in base al tuo caso

Scegli il gratuito se rispetti i limiti, il processo di vendita è semplice e non perdi richieste. Scegli il piano a pagamento se raggiungi un limite. Scegli anche se i follow-up manuali costano più del piano, o se servono report su misura.

Se vuoi un parere sul tuo processo di vendita, contatta Clion S.p.a.: contiamo insieme le ore e le richieste perse, e ti diciamo se il piano conviene.