Come scrivere un capitolato tecnico per il tuo software

Capitolato tecnico software in sei sezioni: obiettivi, ruoli, funzionalità con priorità, vincoli, collaudo e le clausole su codice, modifiche e manutenzione.

Un capitolato tecnico è il documento che descrive cosa deve fare il software, per chi e come verificherai che funzioni. Serve a ricevere preventivi confrontabili e a evitare discussioni quando il lavoro è già avviato. Hai chiesto tre preventivi e hai ricevuto tre cifre diverse? Di solito il brief lasciava troppo spazio all'interpretazione.

Questa guida su come scrivere un capitolato tecnico software ti dà sei sezioni e un esempio di requisito ben scritto. Trovi anche le clausole che spesso mancano. Bastano poche pagine, se sono concrete.

Le sezioni di un capitolato, in una tabella

Sezione 1. Contesto e obiettivi

Spiega perché il progetto esiste. Quale processo sostituisce, chi lo fa oggi, cosa va storto, quale risultato misurabile ti aspetti. Un esempio inventato, per mostrare il metodo: "Oggi gli ordini arrivano per email e vengono ricopiati a mano. Vogliamo ridurre gli errori di trascrizione e il tempo di inserimento."

Il fornitore che capisce il contesto propone soluzioni adatte. Quello che riceve solo un elenco di funzioni propone ciò che sa fare.

Sezione 2. Utenti, ruoli e permessi

Elenca chi userà il software e cosa può vedere e fare ciascun ruolo. Per esempio: operatore, responsabile, amministratore, cliente esterno.

Scrivi i permessi con precisione. "Il software gestisce gli utenti" è troppo generico. Meglio così: "L'operatore vede solo gli ordini del suo reparto. Il responsabile vede tutti e può modificarli." Questa frase si può preventivare e collaudare.

Sezione 3. Funzionalità, scritte come azioni

Scrivi ogni funzionalità come un'azione di una persona, con un criterio che si può verificare. Il formato è: "chi può fare cosa, e come capisco che funziona".

Un esempio inventato. Invece di "il sistema deve essere intuitivo", scrivi: "L'operatore crea un nuovo ordine in al massimo tre schermate. I campi obbligatori sono segnati in rosso. Il sistema impedisce di salvare un ordine incompleto." Il fornitore sa cosa costruire e tu sai cosa controllare.

Dai a ogni funzione una priorità, con tre livelli:

1. Indispensabile: senza, il software non serve.
2. Utile: porta valore, ma può arrivare in una seconda fase.
3. Rinviabile: la vuoi, ma non subito.

Le priorità servono anche a tagliare. Se i preventivi superano il budget, togli le funzioni utili e rinviabili senza rifare il capitolato.

Sezione 4. Vincoli, dati e integrazioni

Qui sta ciò che di solito emerge a metà progetto. Elenca:

1. I sistemi con cui il software deve dialogare: gestionale, sito, pagamenti, email. Per ciascuno, indica come si scambiano i dati, se lo sai.
2. I dati esistenti da portare nel nuovo sistema, e in quale formato sono oggi.
3. Dove e come vanno conservati i dati, e per quanto tempo. Il software tratta dati personali, quindi servono misure di sicurezza e un accordo sul trattamento con il fornitore (art. 28 del GDPR).
4. Dispositivi e browser da supportare.
5. Accessibilità: per l'e-commerce e altri servizi ai consumatori valgono obblighi dal 28 giugno 2025 (direttiva (UE) 2019/882).

I termini tecnici, come API e MVP, sono spiegati nel glossario sviluppo app. Per decidere tra un software su misura e uno già pronto, c'è la guida su software su misura.

Sezione 5. Collaudo: come verifichi la consegna

Scrivi in anticipo cosa significa "consegnato correttamente". Indica quali prove farai, con quali dati e chi le firma.

1. Un elenco di scenari: "creo un ordine", "modifico un ordine", "un operatore tenta di vedere un ordine non suo".
2. Per ogni scenario, il risultato atteso.
3. Cosa succede se una prova fallisce: il fornitore corregge entro quanto tempo, e il pagamento resta sospeso fino al superamento.

Senza criteri condivisi, il fornitore considera il lavoro finito e tu no. Manca un riferimento per decidere chi ha ragione.

Sezione 6. Clausole che spesso mancano

Queste voci vanno nel capitolato o nel contratto, e cambiano il costo reale:

1. Codice sorgente e diritti. Per la legge sul diritto d'autore, la trasmissione dei diritti va provata per iscritto (art. 110 della legge 633/1941). Senza un accordo, il fornitore può restare titolare del software. Chiedi la cessione o una licenza chiara, e la consegna del codice.
2. Accesso. Il repository, i server e i domini devono essere intestati a te, o trasferibili.
3. Modifiche. Come si gestiscono le richieste nuove: chi le valuta, come vengono preventivate, chi le approva.
4. Manutenzione. Cosa include dopo il rilascio, per quanto tempo, e con quali tempi di risposta per un blocco.
5. Pagamenti. Meglio a stati di avanzamento, legati a consegne verificabili, che in blocco finale.

Per questi punti, un legale può dirti cosa serve nel tuo caso.

Come confrontare i preventivi

Chiedi a ogni fornitore di rispondere sezione per sezione. Così vedi chi ha capito il progetto e chi ha solo messo una cifra. Chiedi la ripartizione tra analisi, sviluppo, collaudo e manutenzione, e le ipotesi su cui il preventivo si basa.

Cosa fa salire il preventivo

Clion S.p.a. non pubblica prezzi. Il costo dipende da cinque cose:

1. Quante funzioni indispensabili ci sono.
2. Quante integrazioni con sistemi esistenti servono.
3. Quanti dati vanno migrati e in quale stato sono.
4. Che livello di sicurezza e accessibilità richiede il progetto.
5. Cosa include la manutenzione dopo il rilascio.

Se vuoi un secondo parere sul tuo capitolato prima di chiedere preventivi, contatta Clion S.p.a.: lo leggiamo e ti diciamo cosa manca.