Glossario fatturazione elettronica: i termini che confondono

Glossario fatturazione elettronica: SdI, codice destinatario, scarto, mancata consegna, nota di credito e conservazione, con la domanda da fare al commercialista.

Il software di fatturazione ti parla di codice destinatario, scarti e conservazione. Tu non sai se quel messaggio d'errore è grave. Questo glossario fatturazione elettronica spiega i termini delle ricevute e del contratto con il fornitore. Per ciascuno c'è la domanda da fare al commercialista o al fornitore.

Una nota sull'etichetta. (documentato dalle specifiche tecniche) indica ciò che trovi nei documenti dell'Agenzia delle Entrate. Termini e scadenze cambiano con le norme: conferma sempre con il tuo commercialista.

Per scegliere lo strumento, c'è il confronto Fatture in Cloud, TeamSystem e Zucchetti. Per i regimi contabili, contabilità semplificata vs ordinaria.

Come funziona l'invio

Fattura elettronica e file XML

La fattura elettronica è la fattura emessa come file in un formato standard, l'XML, e inviata tramite un canale ufficiale. Un PDF non è una fattura elettronica, anche se contiene gli stessi dati.

Chiedi cosa ricevi, oltre al PDF di cortesia. Il documento valido è il file XML.

Sistema di Interscambio (SdI)

Il Sistema di Interscambio è la piattaforma dell'Agenzia delle Entrate. Riceve la fattura, la controlla e la recapita.

Chiedi se il tuo software si collega direttamente al SdI o passa da un intermediario. In caso di problemi, cambia chi risponde.

Tipo documento

Il tipo documento è un codice che dice cosa è il file: fattura, nota di credito, nota di debito, autofattura. Lo scegli quando compili la fattura (documentato dalle specifiche tecniche).

Chiedi quale codice usa il software nei tuoi casi particolari, come gli acquisti dall'estero. Un codice sbagliato può bloccare l'invio.

Data di emissione e termine di invio

La data di emissione è quella che scrivi sulla fattura. Il termine per inviarla al SdI è di dodici giorni, secondo le fonti consultate. Il calcolo dipende dal tipo di operazione.

Chiedi al commercialista da quando decorrono i dodici giorni nel tuo caso. Dipende da come e quando consegni il bene o il servizio.

Come arriva al cliente

Codice destinatario

Il codice destinatario è un codice di sette caratteri che dice al SdI dove consegnare la fattura: al software del cliente o all'intermediario che lo gestisce. Se il cliente non ne ha uno, si usa "0000000" con la PEC o l'indirizzo registrato (documentato dalle specifiche tecniche).

Chiedi al cliente il codice, o la PEC, prima di emettere. Un dato sbagliato fa finire la fattura nell'area riservata del cliente.

PEC

La PEC è la posta elettronica certificata. Può servire come indirizzo di recapito delle fatture, in alternativa al codice destinatario.

Non serve se hai già un codice attivo. Chiedi se il cliente preferisce il canale della PEC.

Cassetto fiscale e area Fatture e Corrispettivi

Il cassetto fiscale è l'area riservata dell'Agenzia delle Entrate, dove trovi le fatture elettroniche emesse e ricevute. Chi non ha un indirizzo di recapito le ritrova lì.

Chiedi se il commercialista ha l'accesso delegato. Gli permette di controllare le fatture senza chiederle a te.

Le ricevute

Ricevuta di consegna

La ricevuta di consegna dice che il SdI ha consegnato la fattura. Per il fornitore è la prova che la fattura è arrivata.

Conservala insieme alla fattura. Chiedi se il software la archivia da solo.

Mancata consegna

La mancata consegna vuol dire che il SdI ha accettato la fattura ma non l'ha consegnata. Succede, per esempio, con un recapito inattivo. La fattura risulta emessa. Va comunque comunicata al cliente.

Chiedi cosa fa il software in questo caso. Il cliente può vederla nel suo cassetto fiscale.

Scarto

Una fattura scartata è stata respinta dal SdI per un errore formale, per esempio un codice fiscale non valido. Puoi correggerla e reinviarla entro cinque giorni dalla notifica. Se lo fai in tempo, secondo la prassi dell'Agenzia, mantiene la data originaria (da verificare con il commercialista).

Chiedi chi controlla gli scarti e con che frequenza. Uno scarto non letto è una fattura non emessa.

Rettifiche e casi particolari

Nota di credito

La nota di credito annulla o riduce una fattura già emessa, per esempio per un reso. Segue lo stesso ciclo: XML, invio, conservazione.

Chiedi come il software collega la nota alla fattura originale. Serve per la contabilità.

Autofattura e integrazione

L'autofattura è il documento che emetti a tuo nome in casi previsti dalla norma. L'integrazione serve quando acquisti da un fornitore estero o con inversione contabile: si invia comunque tramite SdI con un codice di tipo documento dedicato (documentato dalle specifiche tecniche).

Chiedi chi la emette, tu o il commercialista. Se è un tuo compito, serve il giusto tipo documento.

Natura dell'operazione

La natura è un codice che spiega perché una fattura non ha IVA: esenzione, esclusione, non imponibilità. Si indica quando l'aliquota è zero.

Chiedi al commercialista quale natura usare per ogni tua operazione. È uno degli errori più frequenti di chi parte.

Dopo l'invio

Conservazione

La conservazione è l'archiviazione delle fatture elettroniche, mantenute integre e leggibili, per almeno dieci anni (documentato dalla normativa). L'Agenzia offre un servizio gratuito: verifica condizioni e adesione.

Chiedi se il tuo software include la conservazione o se è un servizio a parte. Il servizio dell'Agenzia, se lo attivi, copre la tua parte di obbligo.

Intermediario

L'intermediario è chi invia e riceve le fatture per te, di solito il commercialista o un fornitore di servizi.

Chiedi chi risponde se qualcosa si blocca, e come ti arrivano le notifiche. Un intermediario che non ti avvisa degli scarti è un rischio.

Come usare il glossario con un software in prova

Durante la prova controlla tre cose. Che l'invio produca la ricevuta di consegna. Che gli scarti arrivino a una persona. Che le fatture finiscano in un archivio conservato.

Se vuoi un parere sul tuo processo di fatturazione, contatta Clion S.p.a..