Glossario project management: Agile, Scrum, Kanban spiegati

Glossario project management: ambito, Gantt, percorso critico, Agile, Scrum, sprint, backlog e Kanban, con la domanda da fare a chi gestisce il progetto.

Un collega torna da un corso e parla di sprint, backlog e stand-up. Tu non sai se sia una moda o qualcosa da capire davvero. Questo glossario project management spiega i termini che senti nelle riunioni e leggi nei preventivi. Per ciascuno c'è la domanda da fare a chi gestisce il progetto.

Una nota sull'etichetta. (documentato dalla Scrum Guide 2020) indica ciò che trovi nel testo ufficiale di Scrum. I nomi dei metodi e dei ruoli cambiano nel tempo e tra le aziende: chiedi sempre cosa significano da loro.

Per scegliere lo strumento, c'è la guida su come scegliere un tool di gestione progetti. Per confrontare i prodotti, Trello, Asana, Monday e Notion.

Le basi

Project management

Il project management è l'insieme di tecniche per pianificare, organizzare e controllare un progetto. Coordina tempo, costo e persone verso un risultato con una data.

Chiedi chi è responsabile del progetto, con nome e cognome. Se la risposta è "tutti", nessuno lo è.

Ambito

L'ambito (scope) è ciò che il progetto include, e ciò che esclude. Scritto bene, dice anche cosa non si fa.

Chiedi dov'è scritto. Un ambito vago è la causa più frequente di costi che crescono.

Deliverable

Un deliverable è un risultato consegnabile e verificabile: un documento, una funzione, un sito. "Lavorare sul sito" non lo è.

Chiedi un elenco dei deliverable con le date. Sono il modo più semplice di vedere se si avanza.

Milestone

Una milestone è un punto di controllo che segna il completamento di una fase. Non è un'attività: ha durata zero.

Chiedi cosa succede se una milestone salta. Dovrebbe esserci un confronto, non una nuova data in silenzio.

Stakeholder

Gli stakeholder sono le persone con un interesse nel progetto: clienti, responsabili, utenti, fornitori.

Chiedi chi approva cosa. Se le approvazioni non sono chiare, il lavoro si ferma in attesa.

Pianificare e controllare

Diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt mostra le attività nel tempo con barre orizzontali. Mostra durate, sovrapposizioni e dipendenze.

Serve quando le attività dipendono l'una dall'altra. Chiedi quali dipendenze sono state inserite, e da chi.

Percorso critico

Il percorso critico è la sequenza di attività che decide la data di fine. Un ritardo su una di esse sposta tutto il progetto.

Chiedi quali attività sono sul percorso critico. Sono quelle da proteggere.

Dipendenza

Una dipendenza è un legame tra due attività: la seconda non può partire finché la prima non è finita.

Chiedi cosa blocca cosa. Le dipendenze nascoste sono la prima causa dei ritardi.

Registro dei rischi

Il registro dei rischi è l'elenco di ciò che potrebbe andare storto, con probabilità, effetto e azione prevista.

Chiedi quali sono i tre rischi principali e cosa si farà. Un registro vuoto non significa assenza di rischi.

Scope creep

Lo scope creep è la crescita non controllata dell'ambito, a piccoli passi, senza rivedere tempi e costi.

Chiedi come si gestiscono le richieste nuove: chi le valuta, chi le approva e come cambiano il preventivo.

Metodi agili

Agile

Agile è un modo di lavorare per piccoli passi, con verifiche frequenti e correzioni di rotta. Non è un singolo metodo, ma una famiglia.

Chiedi cosa riceverai a ogni passo. Se non è qualcosa da provare, non è un avanzamento.

Scrum

Scrum è un metodo agile con ruoli, eventi e cicli fissi. È descritto nella Scrum Guide, il testo ufficiale.

Funziona con un team dedicato e priorità abbastanza stabili. Chiedi se il team usa Scrum per intero o ne prende solo alcune parti.

Sprint

Uno sprint è un ciclo di lavoro a durata fissa. La Scrum Guide indica una durata massima di un mese (documentato dalla Scrum Guide 2020). Molti team usano una o due settimane.

Chiedi quanto dura lo sprint e cosa si consegna alla fine.

Backlog

Il backlog è l'elenco ordinato di ciò che resta da fare. Il team sceglie da lì il lavoro del prossimo ciclo.

Chiedi chi decide l'ordine. Un backlog senza priorità è una lista di desideri.

Product Owner e Scrum Master

Il Product Owner decide le priorità del backlog e rappresenta il bisogno del cliente. Lo Scrum Master aiuta il team a lavorare con il metodo e rimuove gli ostacoli. Non decide cosa fare (documentato dalla Scrum Guide 2020).

Chiedi chi ricopre ciascun ruolo. Se il Product Owner non è disponibile, il progetto rallenta.

Daily Scrum

Il Daily Scrum è l'incontro quotidiano del team, di 15 minuti al massimo (documentato dalla Scrum Guide 2020). In molte aziende lo chiamano stand-up.

Serve a coordinare il lavoro del giorno, non a risolvere i problemi. Chiedi cosa si decide lì.

Definition of Done

La definition of done è l'elenco dei criteri per considerare un lavoro finito. Per esempio: provato, rivisto, documentato.

Chiedi dov'è scritta. Senza, "finito" vuol dire cose diverse per chi lavora e per chi paga.

Flusso e miglioramento

Kanban e limite di lavoro in corso

Kanban organizza il lavoro in colonne, per esempio da fare, in corso e finito. Il limite di lavoro in corso (WIP) fissa quante attività possono stare "in corso" insieme.

Il limite impedisce di aprire troppe cose. Chiedi se esiste, e cosa succede quando si raggiunge.

Retrospettiva

La retrospettiva è l'incontro a fine ciclo in cui il team decide cosa migliorare nel modo di lavorare.

Chiedi cosa è cambiato dopo l'ultima. Se nulla, l'incontro è una formalità.

Come usare il glossario in una riunione

Quando un termine ricorre, controlla tre cose. Cosa significa per loro. Dov'è scritto. Chi ne è responsabile.

Se un metodo è nominato e nessuno sa dirti cosa cambia, è probabilmente di facciata. Se vuoi un parere sul modo in cui il tuo team gestisce i progetti, contatta Clion S.p.a..