Project management: cos'è e perché anche un team piccolo ne ha bisogno

Project management, cos'è: cinque regole e venti minuti a settimana per tenere sotto controllo i progetti, tre segnali di allarme e quando passare a un software.

Il project management è il modo di pianificare, seguire e chiudere un progetto: chi fa cosa, entro quando e con quali risorse. Anche un team di tre persone ne ha bisogno, perché un ritardo costa di più dove nessuno ha margine. Non servono certificazioni né software. Servono cinque regole e venti minuti a settimana.

Questa guida su cos'è il project management ti dà un sistema minimo da avviare lunedì. Ti dà anche tre segnali per capire se i tuoi progetti sono fuori controllo.

Le tre cose che si muovono insieme

Ogni progetto ha tre variabili legate tra loro: l'ambito, cioè cosa si fa. Il tempo, cioè entro quando. Il costo, cioè con quali risorse. Se ne cambi una, le altre si muovono.

Per questo "aggiungiamo questa funzione, ma non cambiamo la data" è una frase che nasconde un problema. Chi gestisce il progetto deve dire quale delle tre cede.

Il sistema minimo, in cinque regole

1. Ogni attività ha un responsabile con nome e cognome. Non "il team".
2. Ogni attività ha una scadenza visibile a tutti.
3. Lo stato del progetto sta in un solo posto: un foglio condiviso, una bacheca, un documento. Non nella memoria di qualcuno.
4. Una revisione settimanale, di venti minuti, con le stesse tre domande.
5. A progetto concluso, un quarto d'ora per capire cosa ha funzionato e cosa no.

Le tre domande della revisione:

1. Cosa è stato fatto da lunedì scorso?
2. Cosa si fa questa settimana, e chi lo fa?
3. Cosa è bloccato, e chi può sbloccarlo?

La terza è la più importante. I progetti non falliscono quasi mai per un grande errore: scivolano per piccoli blocchi che nessuno dice.

Tre segnali che il progetto sfugge

Controlla questi tre punti in ogni progetto attivo:

1. Attività senza responsabile, o con più di uno.
2. Attività scadute, non chiuse e non spostate.
3. Attività ferme da più di due settimane senza una ragione scritta.

Se ne trovi uno, il progetto non ha un controllo. Se ne trovi tre, il ritardo è già in corso, anche se nessuno lo ha detto.

Un esempio di foglio di stato

Un foglio condiviso con cinque colonne è sufficiente:

Lo stato può avere tre valori: da fare, in corso, finito. Se ne servono di più, il progetto è già complesso.

Chi se ne occupa

Di solito il titolare o un responsabile di reparto. Non serve una figura a tempo pieno. Serve che una persona abbia la responsabilità esplicita di guardare lo stato ogni settimana e chiedere conto dei blocchi. Se la responsabilità è di tutti, di fatto non è di nessuno.

Quando serve un software

Un foglio condiviso basta finché i progetti contemporanei sono pochi. Passa a un tool quando perdi il filo. Cioè quando non vedi più a colpo d'occhio cosa è in ritardo. A quel punto, il metodo prima dello strumento: se le cinque regole non funzionano sul foglio, non funzioneranno su un software.

Per scegliere lo strumento, c'è la guida su come scegliere un tool di gestione progetti. Per un confronto tra i prodotti più noti, Trello, Asana, Monday e Notion. I termini del metodo sono nel glossario project management.

Cosa fa salire il lavoro

Clion S.p.a. non pubblica prezzi. Impostare un metodo dipende da quattro cose:

1. Quanti progetti gestisci insieme.
2. Quante persone partecipano, e quante sono esterne.
3. Se esiste già uno strumento da riordinare.
4. Se serve formazione del team.

Se vuoi un parere sul modo in cui gestisci i progetti oggi, contatta Clion S.p.a.: partiamo dai tuoi ultimi tre progetti e dai blocchi che hanno avuto.